みんなが満足できるとっておきの会場を紹介!
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幹事さんのやることリスト

幹事を引き受けた時に、やらなくてはいけないことを忘れずにクリアするためのアドバイス。

パーティーの成功は、準備にかかっています。

パーティーの当日前に、幹事のやらなくてはいけないことが盛りだくさんです。当日までが勝負といってもいいくらい。

準備段階に役立つ情報をまとめてみましたので、是非参考にしてください。

1:パーティーの目的を、再確認する!

パーティーの目的が決まると、時期、会場選び、内容など、幹事が決める内容が自ずと見えてきます。

2:情報を収集する!

会社の行事や定例になっているパーティーなら、前回の様子を参加者からヒアリングしてみましょう。料理、雰囲気、アクセス…何が重視されるかが見えてくるかもしれません。会場選びの参考になる貴重な情報が得られるはずです。

それに、ちょっと困った参加者(酔うと、脱ぐ)といった情報も事前に知りたいところです。

3:日程、会場を決める!

参加者目線で日程や会場を決めましょう。

日程については、会場の取りやすさからすると月曜の夜。でも、「休み明けから、飲むのは…」と言う不満も出る可能性があります。主要参加者にヒアリングしたに後、幹事が主体で絞り込んで一気に決めてしまいましょう。

会場については、会の目的に応じて、「ゆっくりと会話ができるのがいいか」「わいわいがやがや系がいいのか」を考えます。

またここ数年意外に多いなと感じるのが、「座敷が嫌」という人たち。聞いてみると畳で座るのが苦手なのだとか、同じ居酒屋系でも掘りごたつのところや、テーブルのところを選ぶことになります。

いずれにしても、『参加者目線でとことん考え、決めるときには一気に決める』が正しい姿勢です。

4:エクセルでふたつのリストを作成する!

リストその1:参加者リスト

当日の来場受付や、会費徴収の確認に使えるので大変便利です。携帯電話やメールも押さえておくと便利かもしれません。

リストその2:物品、手配事項チェックリスト

DVD、プロジェクターなどの設備関連やゲームの道具、景品など。パーティーにはさまざまな物品の手配が伴います。それらのリストも作っておくと、手配漏れの防止になります。

5:スタッフを決める!

ちょっとした飲み会ならまだしも、ある程度の規模のパーティーだと、様々な役割が必要になります。

受付、会計、音響、撮影、司会者などの係をお願いしましょう。贅沢をいうと、これらの係以外に加え、細かく手伝いをしてくれるなんでも係みたいな人がいてくれるとなお安心です。